Met ingang van 1 januari 2015 wordt de werkkostenregeling verplicht voor alle werkgevers. Per deze datum vervalt de vrije vergoedingen en verstrekkingen regeling.
Onder de oude regels van de vrije vergoedingen en verstrekkingen mocht u als werkgever een werknemer bepaalde kosten onbelast vergoeden. Alhoewel de nieuwe regeling het voor de werkgever makkelijker zou moeten maken, blijkt uit het hierna volgende dat dit doel niet is bereikt. Helaas is de regeling behoorlijk ingewikkeld geworden, hetgeen alleen al blijkt uit de lengte van deze memo.
In deze memo geven wij onderstaand een algemene toelichting op deze werkkostenregeling. Uiteraard is bij deze algemene toelichting geen rekening gehouden met uw specifieke omstandigheden. Het kan dan ook zijn dat er in deze memo situaties beschreven staan die niet voor u van belang zijn. Anderzijds is het mogelijk dat er voor uw situatie bepaalde regels gelden, die hieronder niet besproken worden. Wij adviseren u dan ook om bij vragen over de werkkostenregeling en de invoering daarvan binnen uw bedrijf contact met ons op te nemen.
Inleiding
In de werkkostenregeling maakt het niet uit welke werknemer welke vergoeding/verstrekking krijgt. Een vergoeding betekent dat u aan uw werknemer een vergoeding betaald. Een verstrekking betekent dat u geen geld betaalt, maar in natura iets verstrekt, zoals bijvoorbeeld een mobiele telefoon of werkkleding. Bij een verstrekking blijft u als werkgever eigenaar van het verstrekte. Indien u beoogt de werknemer de eigenaar te laten zijn, dan is het geen verstrekking maar loon in natura of een vergoeding.
Bij de werkkostenregeling geldt een algemene vrijstelling 1,2% van de fiscale loonsom (dat is het totaal van alle lonen binnen uw bedrijf, waarover u loonheffingen afdraagt). De verstrekking of vergoeding moet wel gebruikelijk zijn in uw branche. Vergoedt u meer dan 1,2% van de loonsom, dan moet u over dit meerdere 80% loonbelasting afdragen.
Waar moet u opletten bij het invoeren van de werkkostenregeling…?
Bij de invoering is het van belang om, nu al, stil te staan bij de volgende punten:
- bestaande afspraken over de vergoedingen en verstrekkingen met de belastingdienst vervallen. Hieraan kunt u ná 1 januari a.s. dan ook geen rechten meer ontlenen.
- de administratie moet worden aangepast. Niet alleen in de loonadministratie, maar ook in de financiële administratie! Uit de financiële administratie moet namelijk het totaal bedrag (inclusief omzetbelasting) van de vergoedingen en verstrekkingen per jaar blijken. Dit bedrag wordt ingevoerd in het loonpakket. Het loonpakket berekent dan of u binnen de vrije ruimte van 1,2% van de loonsom blijft.
- de arbeidsovereenkomsten met uw werknemers moeten misschien worden aangepast. Dit is noodzakelijk voor arbeidsovereenkomsten waarin u de werknemer een vaste onkostenvergoeding hebt toegezegd. U doet er goed aan om hierover op korte termijn met uw werknemer(s) nadere afspraken te maken.
Hieronder vindt u een stappenplan, waarmee u kunt bepalen of een bepaalde verstrekking of vergoeding onder de werkkostenregeling valt en wat de consequentie(s) daarvan is.
Stap 1: Is er sprake van loon…?
Als eerste moet er worden bekeken of er sprake is van loon of niet. De werkkostenregeling is namelijk alleen van toepassing op loon. Het loonbegrip onder de werkkostenregeling is ruimer dan onder de oude regels voor vergoedingen en verstrekkingen.
Deze vergoedingen en verstrekkingen vallen niet onder de werkkostenregeling, omdat er sprake is van loon of omdat het om een verstrekking/vergoeding gaat die buiten de werkkostenregeling om al wordt belast. Hierbij moet u denken aan:
- Brutoloon; bestaande uit het brutosalaris, eventuele toeslagen (bijvoorbeeld een onregelmatigheidstoeslag), vakantiegeld en de belaste kostenvergoedingen (bijvoorbeeld wanneer u aan een werknemer meer dan € 0,19 per gereden kilometer zou vergoeden).
- Auto van de zaak, daarvoor geldt immers de bijtelling voor auto’s van de zaak
- Geldboetes, die mag u immers niet fiscaal vriendelijk vergoeden. Als u dit zou willen doen, dan moet u niet alleen de bekeuring vergoeden maar ook de daarover geheven loonheffingen.
- Dienstwoning, hiervoor geldt een aparte regeling.
- Het standaard eindheffingsloon van € 300,00 bij privégebruik van verschillende bestelauto’s.
Als er sprake is van loon, dan valt de vergoeding of verstrekking niet onder de werkkostenregeling. Valt de vergoeding of verstrekking niet onder het loon, dan gaan we verder naar stap 2.
Stap 2: Valt de vergoeding onder de ‘kleine geschenkenregeling’…?
Als een vergoeding of verstrekking niet onder het loon valt, dan kan bekeken worden of de vergoeding of verstrekking onder de kleine geschenkenregeling valt.
De kleine geschenkenregeling geldt voor een persoonlijke attentie. Er zijn echter strenge voorwaarden van toepassing:
- De attentie mag alleen worden gegeven in situaties waarin ook anderen dan een werkgever een attentie zouden geven. U kunt hierbij denken aan een kraamcadeau of verjaardagscadeau.
- De attentie mag geen geld of cadeau- of tegoedbon zijn
- De factuurwaarde mag maximaal € 25,00, inclusief btw, zijn
Valt een vergoeding of verstrekking onder de kleine geschenkenregeling? Dan telt deze vergoeding/verstrekking voor de werkkostenregeling niet mee. Wordt niet aan deze voorwaarden voldaan? Dan gaan we door naar stap 3.
Stap 3: Zijn het intermediaire kosten…?
Als de vergoeding/verstrekking niet onder het loon valt en ook niet onder de kleine geschenkenregeling, dan moet bekeken worden of het intermediaire kosten zijn. Dit zijn kosten die het personeelslid gemaakt heeft, maar feitelijk tot uw bedrijfskosten behoren. Bijvoorbeeld:
- Kosten van postzegels die de werknemer koopt/voorschiet
- Kosten zakendiner of fles wijn die de werknemer voorschiet
- Kosten die samenhangen met de auto van de zaak zoals parkeerkosten, tolwegen en auto was kosten (leaseauto)
Betreft de vergoeding/verstrekking inderdaad intermediaire kosten, dan kunt u deze belastingvrij vergoeden. Deze kosten vallen ook niet onder de werkkostenregeling. Gaat het niet om intermediaire kosten? Dan gaan we door naar stap 4.
Stap 4: Is er sprake van een gerichte vrijstelling voor de werkkostenregeling…?
Als de vergoeding of verstrekking niet onder de eerdere stappen valt, dan moet onderzocht worden of deze vergoeding/verstrekking onder de ‘gerichte vrijstelling‘ valt.
De gerichte vrijstellingen zijn:
- Vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen:
- Vergoedingen wegens beschadigingen of verlies van persoonlijke zaken tijdens de uitoefening van het werk
- Overige vrijstellingen:
- Zakelijke verhuiskosten tot maximaal € 7.750,00.
- Reiskosten tot maximaal € 0,19 per kilometer zijn vrijgesteld. Hetgeen u meer vergoedt per kilometer is of belast als loon of valt in de werkkostenregeling in de vrije ruimte. U mag zelf kiezen waar u deze post onderbrengt.
- Kosten zakelijke reizen met het openbaar vervoer, tot maximaal de kostprijs
- Tijdelijke verblijfskosten (eten en overnachting tijdens een dienstreis)
- Cursussen, studie, congressen voor zover deze van belang zijn voor het werk
- Outplacement
- Zakelijke maaltijden in het geval een medewerker moet overwerken
- Personeelskortingen. Deze mogen maximaal 20% zijn, terwijl er per jaar per medewerker niet meer korting mag worden verleend dan € 500,00. Indien een vergoeding/verstrekking onder de gerichte vrijstelling valt, dan valt deze vergoeding/verstrekking niet onder de werkkostenregeling. Valt de vergoeding of verstrekking niet onder de gerichte vrijstelling? Dan gaan we door naar stap 5.
Stap 5: Is sprake van een nihil waardering…?
Als de vergoeding of verstrekking niet onder de eerdere stappen valt, dan moet onderzocht worden of deze vergoeding/verstrekking onder de ‘nihil waardering’ valt. De nihil waarderingen zijn vergoedingen/verstrekkingen die in de vrije ruimte van de werkkostenregeling vallen, maar omdat ze tegen nihil (‘nul’) worden gewaardeerd, de vrije ruimte niet verkleinen.
Voorbeelden van nihil gewaardeerde vergoedingen/verstrekkingen zijn:
- Voorzieningen op de werkplek (gebruik van een computer, een vaste telefoon, apparatuur, gereedschappen en gebruik van internet)
- Arbo-voorzieningen op de werkplek, bijvoorbeeld een zonnebril voor een chauffeur, een veiligheidsbril en onder bepaalde voorwaarden: een stoelmassage.
- consumpties op het werk, zo lang deze geen onderdeel zijn van een maaltijd of tezamen een maaltijd zijn. Voorbeelden zijn: koffie, thee of een stuk fruit.
- Uniformen en werkkleding, welke ter beschikking worden gesteld met logo, zolang deze aan de wettelijke vereiste voldoet.
- Renteloze personeelslening indien het personeelslid met het geleende geld een (elektrische) fiets heeft gekocht.
- Rentevoordeel voor een personeelslening indien het personeelslid met het geleende geld een woning voor zichzelf heeft gekocht.
- Mobiele telefoon, maar alleen als deze tenminste voor 10% of meer zakelijk gebruik wordt.
- Laptop maar alleen als deze tenminste voor 90% of meer zakelijk gebruik wordt.
- OV-jaarkaart en voordeelurenkaart. Deze laatste alleen als deze door de werknemer ook zakelijk wordt gebruikt en de gerealiseerde korting gelijk is aan of meer bedraagt dan de kosten van de voordeelurenkaart.
- Fitness binnen het bedrijf, zo lang de fitnessruimte zich binnen uw bedrijfspand bevindt.
Is de vergoeding of verstrekking op nihil gewaardeerd, dan valt deze niet onder werkkostenregeling. In het andere geval, gaan we door naar stap 6.
Stap 6: Belasten als loon…? Of in de vrije ruimte van de werkkostenregeling inbrengen…?
Wanneer alle vergoedingen/verstrekkingen zijn ingedeeld, blijven er nog wat posten over.
U kunt ervoor kiezen deze in de vrije ruimte van de werkkostenregeling te stoppen of dit toch aan te merken als loon. De vrije ruimte berekent u door 1,2% van de fiscale loonsom te nemen. Deze staat in kolom 14 op de verzamelloonstaat. Indien de onderneming onderdeel uitmaakt van een concern waarbij de holding minimaal 95% van de aandelen van de (klein)dochter houdt, kunt u gebruik maken van de concernregeling. U mag dan de fiscale loonsom van alle bedrijfsonderdelen bij elkaar op elkaar optellen, waardoor er een grotere vrije ruimte ontstaat, waarin u alle vergoedingen/verstrekkingen binnen het concern inbrengt. Hierdoor kan een overschrijding van de 1,2% in het ene bedrijfsonderdeel worden gecompenseerd met beschikbare vrije ruimte in een ander bedrijfsonderdeel. Waar hierna wordt gesproken over 1,2% van de fiscale loonsom, mag u in dit geval lezen 1,2% van de totale fiscale loonsom binnen het concern.
Voorbeelden van posten die in de vrije ruimte vallen zijn:
- Kerstpakketten
- Personeelsfeest
- Belaste onkostenvergoeding (bijv. voor werkkleding, zoals een overall)
- Zakelijke kilometers welke boven de € 0,19 vergoed worden
- Parkeerkosten en tolkosten welke gemaakt worden met eigen auto
- Geld/cadeaubonnen (bijv. op secretaresse dag)
Het maakt fiscaal het nodige uit of u een vergoeding/verstrekking alsnog als loon aanmerkt, waarover u de loonheffingen moet betalen, of dat u deze in de vrije ruimte stopt. In het eerste geval moet u direct over het bedrag de loonheffingen inhouden. In het andere geval betaalt u alleen een eindheffing indien en voor zover u meer dan 1,2% van de fiscale loonsom hebt vergoed/verstrekt. In het geval van loon gelden de normale schijven in box 1. van de inkomstenbelasting. Als u meer dan 1,2% van de fiscale loonsom hebt vergoed/verstrekt betaalt u over het meerdere 80% belasting in de eindheffing. Indien u besluit bepaalde vergoedingen/verstrekking alsnog als loon aan te merken, dan heeft dit uiteraard gevolgen. Immers gaat daardoor het brutoloon van uw werknemer omhoog. Daardoor stijgt uw fiscale loonsom, waardoor de vrije ruimte van 1,2% wordt vergroot. Let op! Dit kan gevolgen hebben voor uw werknemer, die door dit hogere brutoloon gekort kan worden op eventuele toeslagen zoals de huur- of zorgtoeslag. Volgens de wet moet u de keuze of u een vergoeding/verstrekking in het loon of in de vrije ruimte stopt maken op het moment van vergoeding/verstrekking.
Overschrijdt u de vrije ruimte dan geldt er een jaarlijkse afrekensystematiek. Dit houdt in dat de eindheffing over 2015 wordt aangegeven in de loonaangifte januari 2016.
Tot slot
Mocht u nader advies wensen over de werkkostenregeling en wat deze specifiek voor uw onderneming betekent, dan kunt u daarvoor uiteraard contact opnemen met uw contactpersoon binnen ons kantoor.